El SIG posee dentro de sus
herramientas de control la encuesta que se aplica trimestralmente a todos los
funcionarios tanto de planta como contratistas. La encuesta busca medir el
nivel de implementación del SIG en cada una de las Regionales, a través de un
cuestionario que contiene 14 preguntas relacionadas con la implementación del
SIG.
El trimestre pasado (Octubre – Diciembre)
la Regional presento un registro muy bajo en el numero de funcionarios que
aplicaron la encuesta, por esta razón, atendiendo las instrucciones de la Dirección
Regional, hemos decidido implementar una campaña que busque motivar a todos los
funcionarios de la Regional para que apliquen la encuesta.
Por estos días estaremos remitiendo
a sus correos institucionales un documento que contiene las 14 preguntas de la
encuesta debidamente explicadas y justificadas, esto permitirá a los todos los
funcionarios interpretar mejor las preguntas y comparar la información para que
la respuesta sea efectiva y de acuerdo con los procesos que se vienen
desarrollando en la Regional.
Por otro lado estaremos también
entregando atención personalizada a los funcionarios o funcionarias que
requieran apoyo para diligenciar la encuesta.
CUESTIONARIO ENCUESTA MECI
1. La entidad ha suscrito Acuerdos de
Gestión con sus dependencias….?
Si, la entidad si ha suscrito
acuerdos de gestión con las dependencias.
Se entiende por Acuerdo de
Gestión el establecimiento de una relación escrita firmada entre el servidor y el
respectivo superior jerárquico, con el fin de establecer los compromisos y
resultados frente a la visión, misión y objetivos del Centro; se pacta por un
período determinado e incluye la identificación de indicadores a través de los
cuales se evalúa.
Es probable que se tenga un
concepto equivocado de este acuerdo, pero este se encuentra normalizado e
implantado en la cultura de la gestión de la entidad, por eso es necesario para
su mejor comprensión hacer la siguiente precisión:
a- Para
el caso de los servidores de planta el Acuerdo de Gestión corresponde a los
compromisos suscritos en la Evaluación de Desempeño.
b- Para
los de contrato, el acuerdo de gestión se encuentra definido en el objeto
contractual suscrito con SENA.
2. La entidad cuenta con un Manual de
Funciones y Competencias Laborales…?
Si, la entidad si cuenta con un
manual de funciones y competencias laborales.
Mediante la resolución 3145 de
2007 la entidad adopto el manual específico de funciones, requisitos mínimos y
competencias laborales para los empleos públicos de la planta de personal del
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, el cual ha sido publicado en el portal
institucional, entregado en archivo físico a la biblioteca y divulgado
ampliamente con los funcionarios.
El Servicio Nacional de
Aprendizaje SENA, presenta el “Manual Específico de Funciones, Requisitos
Mínimos y Competencias Laborales”, de los Servidores Públicos de la entidad, el
cual se ha adecuado a la estructura actual determinada por el Decreto 249 de 2004,
a la Planta de Personal y la nomenclatura de los cargos indicada en los 1426 de
1998, 248 y 250 de 2004, 1730 y 3696 de 2006, así como los Decretos 770, 2539,
2772 de 2005 y 871 de 2006, que establecen las funciones generales para los
diferentes empleos públicos de las entidades del Orden Nacional.
El Manual Específico de
Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de los Empleados
Públicos del SENA, se enmarca dentro de la naturaleza, la misión, los objetivos
y las funciones determinadas en la Ley 119 de 1994.
Ver manual de funciones.
3. La entidad cuenta con un Plan
Operativo Anual…?
Si. La entidad anualmente formula los planes operativos
institucionales POA donde se definen
los recursos y los rubros a invertir en la vigencia fiscal del año siguiente.
El POA está compuesto por tres elementos: Plan de Acción,
Presupuesto de Operación o Funcionamiento y Presupuesto de Inversión.
En el Plan de Acción se establecen los programas, proyectos y
acciones que se desarrollará durante 2012; las dependencias y funcionarios
responsables; los indicadores, incluyendo las metas; el cronograma y los
recursos requeridos para su respectiva ejecución.
El Presupuesto de Operación, o de Funcionamiento, y el Presupuesto de
Inversión, dan sustento financiero al Plan de Acción, cuantificando los
recursos requeridos para la ejecución y consecución de las metas.
El POA es un instrumento para los centros de formación, regionales,
áreas y oficinas dela Entidad, ya que
cada una de estas dependencias debe formular su respectivo plan operativo, con
los componentes anteriormente mencionados, los cuales tendrán seguimiento
trimestral durante su ejecución a lo largo del año. Al final del año se
establecerá una autoevaluación que servirá como insumo principal para la
formulación del POA del año siguiente.
El Plan Operativo es la carta de
navegación, pues en él se identifican las principales acciones a desarrollar en
la próxima vigencia, destacando el papel de los Directores Regionales y
Subdirectores de Centro.
4. La entidad cuenta con un Manual de
Procesos y Procedimientos…?
Si. Mediante la resolución 003751
del 26 de diciembre de 2008 se adopta el manual de procesos y procedimientos
del SENA y se actualiza el instructivo para la elaboración, codificación y
control de documentos.
En la dirección electrónica
www.sistemademejoracontinua.com es
encuentra información pertinente al SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL,
fundamentado en el Manual de Procesos y Procedimientos.
Ver manual de procesos y procedimiento.
Ver caracterización de
procesos del SIG.
5. La entidad cuenta con un Mapa de
Riesgos…?
Si contamos. Atendiendo a la
normatividad vigente Artículo 1º de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003,
donde se crea el sistema de gestión de la calidad de las Entidades del Estado,
en este sentido se adoptó la estrategia
metodológica para el fortalecimiento de la política de Administración del
Riesgo contribuyendo a la interiorización de la cultura de Autocontrol y
Autoevaluación. Todos los años se formulan los mapas de riesgos de la Regional
y los Centros de formación os cuales nos permiten identificar, analizar,
Valorar y administrar los riesgos a los que nos exponemos con ocasión del
cumplimiento de nuestra misión. Contamos un mapa de riesgos por procesos.
Ver mapa de riesgos
6. La entidad cuenta con un Cuadro de control
de indicadores (anteriormente cuadro de mando integral)…?
Si, la entidad cuenta con unos
instrumentos de control de indicadores. El control de gestión de los Centros de
Formación y las Direcciones Regionales se hace a través de los 78 indicadores
íntimamente relacionados con los objetivos estratégicos institucionales, estos,
permiten medir el desempeño de los Centros de Formación y Las Direcciones
Regionales en el cumplimiento de los objetivos misionales y las metas
institucionales, con el fin de controlar y mejorar su ejecución y elevar los
niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos.
El Cuadro de Control de
Indicadores, puede consultarse en la dirección http://www.sistemademejoracontinua.com.co/indicadores.html
7. La entidad cuenta con una Plataforma TIC que presta servicios acorde
a sus necesidades de comunicación…?
Si, la entidad cuenta con una
plataforma TIC. Esta plataforma TIC se puso en marcha a partir del año 2007
mediante la suscripción de un contrato de conectividad suscrito con la empresa
TELEFONICA TELECOM y con la empresa GOOGLE, que en conjunto permiten el
desarrollo del Proyecto de Conectividad de la entidad.
Los siguientes son los servicios
de las TIC Sena:
Servicio de LAN (Local Área Network) o conectividad local que
incluye acceso inalámbrico WiFi y cableado estructurado garantizando la
conectividad local de los computadores personales, impresoras y servidores.
VOZ SOBRE IP (Voz sobre internet): Es una categoría de Hardware y
Software que permite realizar llamadas telefónicos vía internet.
VIDEO-CONFERENCIA: Permite la comunicación directa entre personas
desde lugares alejados entre si. La comunicación puede realizarse entre sedes
del Sena, sedes externas al Sena, e inclusive ubicadas en el exterior del país
siempre que posean las tecnologías para conectarse.
CENTRO DE DATOS Y HOSTING: Servicio de Centro de Datos que permite
el hospedaje, almacenamiento y respaldo de los aplicativos del Sena garantizando
alta disponibilidad y continuidad del negocio.
INTERNET: Garantiza la conectividad del Sena a nivel nacional y
global a la red mundial de internet a través de banda ancha.
8. La entidad cuenta con un Plan
Interno de Auditorías…?
Si cuenta con un plan interno de
auditorias. Las Auditorías son realizadas a los Centros de Formación
Profesional por la Oficina de Control Interno de Gestión.
Se realizan Auditorías
Trimestrales sobre la evolución de los indicadores de gestión y cumplimiento de
normas y directrices, con base en listas de chequeo
9. Para la Autoevaluación de la
Gestión la entidad cuenta con Listas de Chequeo por Proceso…?
Si cuenta con listas de chequeo
por proceso para las autoevaluaciones institucionales.
Las listas de chequeo constituyen el fundamento en la
implementación de un Sistema de Mejora Continua, es por eso que simultáneamente
a la formulación de los manuales de procesos y procedimiento la entidad ha
construido una batería de instrumentos que permiten evaluar la gestión conformada
entre otras herramientas por las listas de chequeo.
10. La Oficina de Control Interno de
la entidad cuenta con encuestas para medir el impacto de la Misión
Institucional…?
Si cuenta. Buscando garantizar la
sostenibilidad del MODELO ESTARNDARD DE CONTROL INTERNO, se aplican la oficina
Nacional de Control Interno ha establecido un punto de control mediante la aplicación
de la encuesta trimestral de implementación del MECI, la cual se aplica a
mediante a modalidad virtual a los funcionarios de la entidad.
Los resultados de las encuestas
pueden conocerse en la dirección www.sistemademejoracontinua.com.co
11. La entidad adelanta Auditorías de
Certificación de Calidad…?
Si. Actualmente nos encontramos
en un proceso de orden Nacional y Regional en la cual a través de la aplicación
de los instrumentos del Sistema de Mejora continua aspiramos a obtener
certificación en calidad en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.
12. La entidad cuenta con un Plan de
Mejoramiento Institucional…?
Si contamos con un plan de
mejoramiento.
Cuando se realiza una auditoria
se presentan los informes donde aparecen los hallazgos según sea el caso estos
se derivan en la formulación de los planes de mejoramiento institucionales a
los cuales se les realiza un seguimiento por parte de la oficina nacional de
control interno.
13. La entidad cuenta con Planes de
Mejoramiento Internos…?
Las auditorias internas que se
realizan con el fin de medir la gestión y la aplicación de los procesos y
procedimientos de acuerdo a los protocolos internos y de ley. A las no
conformidades y hallazgos de estas auditorias es necesario formularles planes
de mejoramiento con los funcionarios responsables del área donde se halla
realizado la auditoria. A estos planes de mejoramiento se les realiza
seguimiento por parte de la oficina nacional de control interno y por
funcionarios delegados por la Dirección Regional o por las Subdirecciones de
Centros.
14. La entidad lleva a cabo pruebas
de Evaluación del Desempeño para funcionarios de Carrera Administrativa…?
Si se llevan a cabo estas acciones.
Atendiendo que la realización de
las evaluaciones del desempeño a los funcionarios de carrera administrativa es
una obligación legal la entidad lleva a cabo estas evaluaciones en los
estrictos términos que ordena la ley y de acuerdo a los protocolos establecidos
para estos fines, es decir se aplican a los servidores de carrera
administrativa y en período de prueba que presten sus servicios en las
entidades que se rigen por la Ley 909 de 2004.
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