jueves, 7 de marzo de 2013

Legionarios invitan a diligenciar encuesta Meci para medir la implementación del S.I.G

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El SIG posee dentro de sus herramientas de control la encuesta que se aplica trimestralmente a todos los funcionarios tanto de planta como contratistas. La encuesta busca medir el nivel de implementación del SIG en cada una de las Regionales, a través de un cuestionario que contiene 14 preguntas relacionadas con la implementación del SIG.


El trimestre pasado (Octubre – Diciembre) la Regional presento un registro muy bajo en el numero de funcionarios que aplicaron la encuesta, por esta razón, atendiendo las instrucciones de la Dirección Regional, hemos decidido implementar una campaña que busque motivar a todos los funcionarios de la Regional para que apliquen la encuesta.

Por estos días estaremos remitiendo a sus correos institucionales un documento que contiene las 14 preguntas de la encuesta debidamente explicadas y justificadas, esto permitirá a los todos los funcionarios interpretar mejor las preguntas y comparar la información para que la respuesta sea efectiva y de acuerdo con los procesos que se vienen desarrollando en la Regional.

Por otro lado estaremos también entregando atención personalizada a los funcionarios o funcionarias que requieran apoyo para diligenciar la encuesta.


Para acceder y realizar la encuesta, click aquí: http://sis.senavirtual.edu.co/encuestas/encuestas_meci.php 

CUESTIONARIO ENCUESTA MECI

1. La entidad ha suscrito Acuerdos de Gestión con sus dependencias….?
Si, la entidad si ha suscrito acuerdos de gestión con las dependencias.
Se entiende por Acuerdo de Gestión el establecimiento de una relación escrita firmada entre el servidor y el respectivo superior jerárquico, con el fin de establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos del Centro; se pacta por un período determinado e incluye la identificación de indicadores a través de los cuales se evalúa.
Es probable que se tenga un concepto equivocado de este acuerdo, pero este se encuentra normalizado e implantado en la cultura de la gestión de la entidad, por eso es necesario para su mejor comprensión hacer la siguiente precisión:
a-      Para el caso de los servidores de planta el Acuerdo de Gestión corresponde a los compromisos suscritos en la Evaluación de Desempeño.
b-      Para los de contrato, el acuerdo de gestión se encuentra definido en el objeto contractual suscrito con SENA.

2. La entidad cuenta con un Manual de Funciones y Competencias Laborales…?
Si, la entidad si cuenta con un manual de funciones y competencias laborales.
Mediante la resolución 3145 de 2007 la entidad adopto el manual específico de funciones, requisitos mínimos y competencias laborales para los empleos públicos de la planta de personal del Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, el cual ha sido publicado en el portal institucional, entregado en archivo físico a la biblioteca y divulgado ampliamente con los funcionarios.
El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, presenta el “Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales”, de los Servidores Públicos de la entidad, el cual se ha adecuado a la estructura actual determinada por el Decreto 249 de 2004, a la Planta de Personal y la nomenclatura de los cargos indicada en los 1426 de 1998, 248 y 250 de 2004, 1730 y 3696 de 2006, así como los Decretos 770, 2539, 2772 de 2005 y 871 de 2006, que establecen las funciones generales para los diferentes empleos públicos de las entidades del Orden Nacional.
El Manual Específico de Funciones, Requisitos Mínimos y Competencias Laborales de los Empleados Públicos del SENA, se enmarca dentro de la naturaleza, la misión, los objetivos y las funciones determinadas en la Ley 119 de 1994.
Ver manual de funciones.

3. La entidad cuenta con un Plan Operativo Anual…?
Si. La entidad anualmente formula los planes operativos institucionales POA donde se definen los recursos y los rubros a invertir en la vigencia fiscal del año siguiente.
El POA está compuesto por tres elementos: Plan de Acción, Presupuesto de Operación o Funcionamiento y Presupuesto de Inversión.
En el Plan de Acción se establecen los programas, proyectos y acciones que se desarrollará durante 2012; las dependencias y funcionarios responsables; los indicadores, incluyendo las metas; el cronograma y los recursos requeridos para su respectiva ejecución.
El Presupuesto de Operación, o de Funcionamiento, y el Presupuesto de Inversión, dan sustento financiero al Plan de Acción, cuantificando los recursos requeridos para la ejecución y consecución de las metas.
El POA es un instrumento para los centros de formación, regionales, áreas y oficinas dela  Entidad, ya que cada una de estas dependencias debe formular su respectivo plan operativo, con los componentes anteriormente mencionados, los cuales tendrán seguimiento trimestral durante su ejecución a lo largo del año. Al final del año se establecerá una autoevaluación que servirá como insumo principal para la formulación del POA del año siguiente.
El Plan Operativo es la carta de navegación, pues en él se identifican las principales acciones a desarrollar en la próxima vigencia, destacando el papel de los Directores Regionales y Subdirectores de Centro.

4. La entidad cuenta con un Manual de Procesos y Procedimientos…?
Si. Mediante la resolución 003751 del 26 de diciembre de 2008 se adopta el manual de procesos y procedimientos del SENA y se actualiza el instructivo para la elaboración, codificación y control de documentos.
En la dirección electrónica www.sistemademejoracontinua.com  es encuentra información pertinente al SISTEMA DE MEJORA CONTINUA INSTITUCIONAL, fundamentado en el Manual de Procesos y Procedimientos.
Ver manual de procesos y procedimiento.
Ver caracterización de procesos del SIG.

5. La entidad cuenta con un Mapa de Riesgos…?
Si contamos. Atendiendo a la normatividad vigente Artículo 1º de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, donde se crea el sistema de gestión de la calidad de las Entidades del Estado, en este sentido se  adoptó la estrategia metodológica para el fortalecimiento de la política de Administración del Riesgo contribuyendo a la interiorización de la cultura de Autocontrol y Autoevaluación. Todos los años se formulan los mapas de riesgos de la Regional y los Centros de formación os cuales nos permiten identificar, analizar, Valorar y administrar los riesgos a los que nos exponemos con ocasión del cumplimiento de nuestra misión. Contamos un mapa de riesgos por procesos.
Ver mapa de riesgos

6. La entidad cuenta con un Cuadro de control de indicadores (anteriormente cuadro de mando integral)…?
Si, la entidad cuenta con unos instrumentos de control de indicadores. El control de gestión de los Centros de Formación y las Direcciones Regionales se hace a través de los 78 indicadores íntimamente relacionados con los objetivos estratégicos institucionales, estos, permiten medir el desempeño de los Centros de Formación y Las Direcciones Regionales en el cumplimiento de los objetivos misionales y las metas institucionales, con el fin de controlar y mejorar su ejecución y elevar los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos.
El Cuadro de Control de Indicadores, puede consultarse en la dirección http://www.sistemademejoracontinua.com.co/indicadores.html

7. La entidad cuenta con una Plataforma TIC que presta servicios acorde a sus necesidades de comunicación…?
Si, la entidad cuenta con una plataforma TIC. Esta plataforma TIC se puso en marcha a partir del año 2007 mediante la suscripción de un contrato de conectividad suscrito con la empresa TELEFONICA TELECOM y con la empresa GOOGLE, que en conjunto permiten el desarrollo del Proyecto de Conectividad de la entidad.
Los siguientes son los servicios de las TIC Sena:
Servicio de LAN (Local Área Network) o conectividad local que incluye acceso inalámbrico WiFi y cableado estructurado garantizando la conectividad local de los computadores personales, impresoras y servidores.
VOZ SOBRE IP (Voz sobre internet): Es una categoría de Hardware y Software que permite realizar llamadas telefónicos vía internet.
VIDEO-CONFERENCIA: Permite la comunicación directa entre personas desde lugares alejados entre si. La comunicación puede realizarse entre sedes del Sena, sedes externas al Sena, e inclusive ubicadas en el exterior del país siempre que posean las tecnologías para conectarse.
CENTRO DE DATOS Y HOSTING: Servicio de Centro de Datos que permite el hospedaje, almacenamiento y respaldo de los aplicativos del Sena garantizando alta disponibilidad y continuidad del negocio.
INTERNET: Garantiza la conectividad del Sena a nivel nacional y global a la red mundial de internet a través de banda ancha.

8. La entidad cuenta con un Plan Interno de Auditorías…?
Si cuenta con un plan interno de auditorias. Las Auditorías son realizadas a los Centros de Formación Profesional por la Oficina de Control Interno de Gestión.
Se realizan Auditorías Trimestrales sobre la evolución de los indicadores de gestión y cumplimiento de normas y directrices, con base en listas de chequeo

9. Para la Autoevaluación de la Gestión la entidad cuenta con Listas de Chequeo por Proceso…?
Si cuenta con listas de chequeo por proceso para las autoevaluaciones institucionales.
Las listas de chequeo  constituyen el fundamento en la implementación de un Sistema de Mejora Continua, es por eso que simultáneamente a la formulación de los manuales de procesos y procedimiento la entidad ha construido una batería de instrumentos que permiten evaluar la gestión conformada entre otras herramientas por las listas de chequeo.

10. La Oficina de Control Interno de la entidad cuenta con encuestas para medir el impacto de la Misión Institucional…?
Si cuenta. Buscando garantizar la sostenibilidad del MODELO ESTARNDARD DE CONTROL INTERNO, se aplican la oficina Nacional de Control Interno ha establecido un punto de control mediante la aplicación de la encuesta trimestral de implementación del MECI, la cual se aplica a mediante a modalidad virtual a los funcionarios de la entidad.
Los resultados de las encuestas pueden conocerse en la dirección www.sistemademejoracontinua.com.co

11. La entidad adelanta Auditorías de Certificación de Calidad…?
Si. Actualmente nos encontramos en un proceso de orden Nacional y Regional en la cual a través de la aplicación de los instrumentos del Sistema de Mejora continua aspiramos a obtener certificación en calidad en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

12. La entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento Institucional…?
Si contamos con un plan de mejoramiento.
Cuando se realiza una auditoria se presentan los informes donde aparecen los hallazgos según sea el caso estos se derivan en la formulación de los planes de mejoramiento institucionales a los cuales se les realiza un seguimiento por parte de la oficina nacional de control interno.

13. La entidad cuenta con Planes de Mejoramiento Internos…?
Las auditorias internas que se realizan con el fin de medir la gestión y la aplicación de los procesos y procedimientos de acuerdo a los protocolos internos y de ley. A las no conformidades y hallazgos de estas auditorias es necesario formularles planes de mejoramiento con los funcionarios responsables del área donde se halla realizado la auditoria. A estos planes de mejoramiento se les realiza seguimiento por parte de la oficina nacional de control interno y por funcionarios delegados por la Dirección Regional o por las Subdirecciones de Centros.

14. La entidad lleva a cabo pruebas de Evaluación del Desempeño para funcionarios de Carrera Administrativa…?
Si se llevan a cabo estas acciones.
Atendiendo que la realización de las evaluaciones del desempeño a los funcionarios de carrera administrativa es una obligación legal la entidad lleva a cabo estas evaluaciones en los estrictos términos que ordena la ley y de acuerdo a los protocolos establecidos para estos fines, es decir se aplican a los servidores de carrera administrativa y en período de prueba que presten sus servicios en las entidades que se rigen por la Ley 909 de 2004.